Een overzichtelijk, geïndexeerd archief in 4 stappen

19 nov 2018


Misschien heeft het wel met onze job te maken, maar praten uw concullega’s ook zo dikwijls over digitaal (samen)werken of over ‘het nieuwe werken’? Dit topic blijkt steeds populairder te worden hoewel we merken dat dit ‘nieuwe werken’ in werkelijkheid een hele uitdaging is voor bedrijven en organisaties.
Slechts een kleine 7% van de bedrijven in België past deze werkvorm nu al toe.

Een van de uitdagingen bij de overgang naar digitaal samenwerken vormt het vanop afstand toegankelijk maken van informatie uit onder andere archieven. Om deze uitdaging succesvol te kunnen aangaan, dient men immers eerst te weten hoeveel informatie men bezit, waar deze precies zit en wat de inhoud ervan is. Dit probleem merken we vooral op bij organisaties waar geen algemeen documentbeleid of archiefverantwoordelijke aanwezig is. Het resultaat is dat bedrijfsdepartementen naast elkaar werken zonder enige uniformiteit op het gebied van archiefstructuur of de indexering van de bestanden.

Klinkt deze situatie u ook zo bekend in de oren? Wel, dan helpen wij u graag verder in de eerste stappen van uw digitaliseringsproject. Starten doen we met het indexeren van al uw bedrijfsinformatie.

 

Dé winner voor efficiënt archiefbeheer: inventariseren komt voor optimaliseren

 

Het inventariseren van uw archief is een systematisch proces om alle informatiesilo’s in uw organisatie te vinden, identificeren en beschrijven zodat u een volledig beeld krijgt van alle beschikbare info.

  • Wie creëert, gebruikt of ontvangt informatie?
  • Waar en hoe wordt informatie opgeslagen?    
  • Welke informatie bezit ik?
  • Hoeveel archief heb ik?

Eens u het antwoord op deze vragen geformuleerd heeft, kan u gaan beoordelen, analyseren en een efficiënt beheerprogramma en digitaliseringsproject gaan uitstippelen.

 

In vier stappen naar een overzichtelijk, geïndexeerd archief

 

STAP 1 :: Breng alle leidinggevenden op de hoogte

De logische eerste stap is de toelichting van het inventarisatieproces bij de afdelingshoofden. Zorg ervoor dat ze begrijpen waarom dit de werking van hun afdeling ten goede komt.

 

STAP 2 :: Breng de verschillende locaties en afdelingen in kaart

Breng alle ruimtes in kaart die geïnventariseerd moeten worden. Identificeer alle individuele archiefkasten, planken, bureaus, computers en andere gebieden waar informatie kan worden opgeslagen. De bedoeling is dat in de toekomst alle bestanden in de inventaris overeenkomen met de geïdentificeerde bestandslocaties op deze kaart.

 

 

STAP 3 :: Verzamel informatie over alle archiefreeksen

In deze stap kruipt het meeste tijd en inspanning. Om tijd- en kostenefficiënt te werk te gaan, gebruikt u best een standaard formulier waarop u alle gegevens laat verzamelen.  Voor het in kaart brengen van het volume per locatie, is ook een meetlint erg handig.

Onderzoek systematisch alle bureaus, ladekasten, computers, servers, interne én externe opslagruimtes. Ga ook eens kijken naar uw bedrijfsprocessen, want daar worden vaak archiefstukken aangemaakt. 

Laat uw medewerkers één inventaris invullen per archiefreeks per locatie. Zijn er eventuele archieven van dezelfde reeks die bewaard worden op een andere locatie, vul dan een aparte inventaris in voor die locatie.  Zo kan u ze achteraf makkelijker samenvoegen.

Bij digitale informatiebestanden geeft u best een beschrijving mee van de software waarin u de bestanden bewaart, de bijbehorende hardware, de verschillende bestandsformaten en, tot slot, de eventuele indexen en metadata.

E-mail is een geval apart. Hoewel e-mail maar een klein percentage van het totale archief omvat, is het niet zo simpel om deze efficiënt in te passen in uw documentenstrategie. De mails worden in de gebruikte e-mailapplicatie bewaard op basis van datum en tijd, terwijl u eigenlijk de mails moet sorteren naargelang de inhoud, of de maker ervan. Maak daarom gelabelde mappen aan per topic of afzender en sleep uw mails hierin. Zo bewaart u steeds een duidelijk overzicht.

 

STAP 4 :: Bundel alle inventarisatiegegevens van uw archief in een database

Tijd om alle puzzelstukjes te bundelen tot een overzichtelijk geheel! Dit is noodzakelijk om een beeld te krijgen van alle beschikbare bedrijfsinformatie. Ook met deze stap helpen wij u graag op weg!

Op basis van deze database kan u eventuele behoeftes detecteren en een beheerplan uitstippelen voor de toekomst.

Hopelijk helpen deze tips u met het in kaart brengen van alle informatie en het archief in uw organisatie zodat u met succes de volgende stappen kan zetten bij de overgang van een papieren bedrijf naar een digitale onderneming. Er zijn natuurlijk nog vele andere manieren om deze oefening tot een goed einde te brengen, maar ons beste advies? Focus u op de processen in uw organisatie en overleg met de medewerkers die erbij betrokken zijn.

Heeft u nog vragen? Of wil u de ingevulde inventarisatieformulieren door ons laten omzetten in een overzichtelijke database? Neem dan even contact met ons op en we helpen u graag verder!