- Verminder uw steeds groeiende toevloed aan papier en de bijhorende handling-kost.
- Verhoog uw klanten- of patiëntenservice door het verwerven van de nodige informatie binnen enkele seconden.
- Verlies nooit meer belangrijke informatie of dossiers.
- Verlaag uw stockage-kost en maak nuttig gebruik van de vrijgekomen ruimtes.
- Overweeg de mogelijkheid om een ‘Disaster Recovery Plan’ voor te bereiden.
- Schakel uw beschikbare archief-medewerkers nuttig in bij het verwerken en digitaliseren van de dagelijkse instroom aan gegevens.
Bulkscanning
Bulkscanning is het digitaliseren van grote archieven. Dit wordt toegepast als een onderneming of organisatie de dagelijkse workflow digitaliseert, en tevens de bestaande papieren dossiers wil invoegen in dit digitale netwerk. Youston verzorgt de volledige service vanaf het registreren en inpakken van de dossiers, tot het aanleveren van de gevraagde digitale informatie.
Deze projecten vragen de nodige aandacht en communicatie. Daarom worden wekelijks report meetings belegd met de klant, waar de vorderingsstatus van het project samen wordt doorgenomen. Na beëindiging van de opdracht, verzorgt Youston tevens het finale archiveren of vernietigen.
Scanning On Demand
Indien niet alle documenten noodzakelijk dienen ingescand te worden, biedt Youston u de ‘Scanning On Demand’ oplossing.
Wij voorzien het beveiligd inpakken en ophalen van uw documenten. Onze medewerkers inventariseren en indexeren uw dossiers, en bevestigen u deze gegevens, waarna deze dossiers beveiligd worden opgeslaan in onze archiefruimtes.
Op aanvraag lokaliseren wij de gevraagde gegevens, digitaliseren deze, en voorzien u van een digitale kopie via een secured FTP-lijn standaard binnen 4 werkuren.
Op deze manier bouwt u geleidelijk een digitaal archief uit zonder hiervoor in één keer te moeten investeren. Daarnaast worden enkel de documenten ingescand die u echt nodig heeft.
Wij zullen tevens de ouderdom van de gestockeerde dossiers monitoren, en u berichten wanneer bepaalde gegevens wettelijk niet meer dienen bewaard te worden. U kan dan beslissen of deze dossiers mogen worden vernietigd, zodat de stockage-kost beperkt blijft.
Voor bedrijven en organisaties die beschikken over oudere dossiers die niet op dagelijkse basis dien geconsulteerd te worden, is dit een ideale oplossing.
De combinatie van bulk scanning (voor recente dossiers) en scanning on demand (voor oudere documenten) biedt in veel gevallen een correcte service tegen een haalbare investering.
Delta scanning
Delta scanning of ook wel Workflow Scan genoemd, is de krachtigste oplossing die Youston aanbiedt als het gaat om off-site document scanning.
Wij organiseren op regelmatige (dagelijkse) basis het beveiligd transport van nieuw gegenereerde documenten. Deze documenten worden dadelijk gedigitaliseerd en in een database opgeslagen en voorzien van de nodige unieke gegevens (metadata). Via een beveiligde lijn worden deze verwerkte data doorgestuurd, zodat u steeds over up-to-date informatie beschikt.
Deze oplossing wordt veelal gekozen door ondernemingen die willen voorkomen dat er een nieuw papieren archief wordt gecreëerd, en wegens een sterk wisselende instroom aan gegevens Youston als partner inschakelen.