- Réduisez votre affluence toujours croissante de papier et son coût de manipulation.
- Augmentez votre service client ou patient en acquérant les informations nécessaires en quelques secondes.
- Ne perdez plus jamais des informations ou dossiers importants.
- Diminuez votre coût de stockage et utilisez mieux les espaces devenus disponibles.
- Considérez la possibilité de préparer un ‘Disaster Recovery Plan’.
- Mobilisez de façon utile vos collaborateurs d’archive disponibles dans le traitement et la digitalisation de l’affluence quotidienne de données.
Scanning en vrac
Le scanning en vrac est la digitalisation de grandes archives. Ceci est appliqué lorsqu’une entreprise ou organisation digitalise le workflow quotidien et souhaite également ajouter les documents sur papier existant à ce réseau digital. Youston assure un service complet de l’enregistrement et l’emballage des dossiers, à la livraison des informations digitales demandées.
Ces projets demandent l’attention et la communication nécessaire. C’est pourquoi des réunions mensuelles de reportage sont organisées avec le client. L’état d’avancement du projet y est évalué. Après la fin de la mission, Youston s’assure également de la destruction ou l’archivage des originaux.
Scanning sur demande
Si tous les documents ne doivent pas nécessairement être scannés, Youston vous offre la solution de ‘Scanning Sur Demande’.
Nous prévoyons l’emballage et l’enlèvement sécurisé de vos documents. Nos collaborateurs inventorient et indexent vos dossiers, et vous confirment ces données, après quoi ces dossiers sont stockés dans nos espaces d’archive.
Sur demande, nous localisons les données demandées, nous les digitalisons, et nous vous fournissons une copie digitale par une ligne FTP sécurisée standard endéans les 4 heures de travail.
De cette manière, vous construisez progressivement une archive digitale sans devoir investir en une seule fois pour cela. En outre, uniquement les documents dont vous avez réellement besoin seront scannés.
Nous contrôlerons également l’âge des dossiers stockés et nous vous envoyons un message lorsque certaines données ne doivent plus être conservées légalement. Vous pourrez alors décider si ces dossiers peuvent être détruits pour que les coûts de stockage restent limités.
Pour des entreprises et organisations qui disposent de dossiers plus anciens qui ne doivent pas être consultés quotidiennement, c’est la solution idéale.
La combinaison du scanning en vrac (pour les dossiers récents) et du scanning sur demande (pour les plus anciens documents) offre, dans de nombreux cas, un service correct pour un investissement faisable.
Scanning delta
Le scanning delta ou également appelé Workflow Scan, est la solution la plus puissante offerte par Youston lorsqu’il s’agit du scanning de documents off site.
Nous organisons régulièrement (quotidiennement) le transport sécurisé de documents nouvellement générés. Ces documents sont digitalisés quotidiennement et stockés dans une base de données et munis des données uniques nécessaires (metadata). Via une ligne sécurisée, ces données traitées sont envoyées, pour que vous disposiez toujours des informations à jour.
Cette solution est souvent choisie par des entreprises qui souhaitent éviter qu’une nouvelle archive en papier soit créée et qui souhaitent engager Youston comme partenaire en raison du flux très variable de données entrantes.